Proč nepoužívat e-mail k ochraně oznamovatelů? Úředníci lustrovali politikovy e-maily...

Případ z pražského magistrátu, kdy úředníci tajně prohledávali e-mailovou schránku opozičního zastupitele Pavla Zelenky, opět otevřel otázku bezpečnosti elektronické komunikace ve veřejné správě. Ačkoli se v tomto konkrétním případě jednalo o politicky citlivou komunikaci, kauza jasně ukazuje, jak snadno může dojít k porušení důvěrnosti, a proč je naprosto nevhodné využívat běžný e-mail jako nástroj pro oznamování protiprávního jednání.

Zákon o ochraně oznamovatelů, který vstoupil v účinnost v roce 2023, ukládá veřejným institucím i soukromým firmám povinnost zřídit bezpečný vnitřní oznamovací systém. Cílem je umožnit zaměstnancům nebo jiným osobám upozornit na nezákonné či neetické jednání v rámci organizace, a to bez obav z postihu. Základním předpokladem fungujícího systému je však zajištění důvěrnosti a ideálně i anonymity. A právě to je něco, co běžný e-mail z podstaty věci nezaručuje.

E-mailová komunikace bývá v organizacích spravována administrátory IT systémů, kteří mají teoreticky i prakticky přístup k veškeré doručené a odeslané poště. Zároveň nelze zabránit tomu, aby vedení firmy či úřadu nezískalo přístup k těmto datům, ať už legálně, nebo svévolně. E-mail zkrátka není soukromý, a v prostředí, kde může oznamovatel čelit odvetným krokům, to představuje zásadní problém.

Vedle nedostatečné důvěrnosti je tu i technická stránka věci. E-maily neumožňují bezpečnou obousměrnou anonymní komunikaci, která je přitom v mnoha případech klíčová. Zaměstnanec, který upozorní na závažné pochybení, potřebuje mít jistotu, že jeho identita nebude odhalena, a současně možnost reagovat na případné doplňující dotazy ze strany pověřené osoby. To lze zajistit pouze prostřednictvím specializovaných systémů, které jsou navrženy právě za účelem ochrany oznamovatelů.

V neposlední řadě nelze opomenout ani právní rovinu. Používání e-mailu pro příjem oznámení je v přímém rozporu s požadavky zákona. Pokud organizace spoléhá pouze na elektronickou poštu, vystavuje se riziku postihu ze strany kontrolních orgánů a především selhává ve své základní povinnosti, chránit ty, kteří mají odvahu poukázat na nesrovnalosti.

Zavedení bezpečného oznamovacího systému proto není jen zákonnou povinností, ale i výrazem zodpovědnosti a etické kultury organizace. Pokud chceme, aby whistleblowing fungoval, musíme těm, kteří upozorňují na chyby, vytvořit podmínky, v nichž se nebudou muset bát. A to se bez profesionálního systému neobejde.